En la era digital en la que vivimos, la modernización se ha convertido en un imperativo para todas las esferas de la sociedad, incluyendo la administración pública. En un mundo cada vez más conectado, los ciudadanos y las empresas demandan un acceso más ágil, eficiente y transparente a los servicios gubernamentales. Es aquí donde los portales web de la administración pública juegan un papel fundamental al ofrecer una vía de modernización y transformación digital.
De igual modo, como ciudadanos, hay una serie de herramientas que debemos dominar complementarias a los servicios digitales que nos harán la vida administrativa más llevadera.
En primer lugar, debemos de conocer nuestras llaves de acceso a los portales administrativos. En casi toda la administración digital española, el acceso al área personal del ciudadano está protegido mediante acceso bajo alguna de las siguientes modalidades:
- Cl@ve: es una plataforma confiable y segura que se utiliza para verificar identidades electrónicas y autenticar a los ciudadanos en sus trámites con las Administraciones Públicas. Para su uso, es necesario disponer de la app Cl@ve Pin, en la que nos enviarán las claves necesarias para los diferentes trámites.
- Clave permanente: El sistema de Cl@ve Permanente está diseñado para personas que necesitan acceder de manera frecuente a los servicios electrónicos de la Administración. Su funcionamiento se basa en el uso de un código de usuario, tu DNI o NIE, y una contraseña que se establece durante el proceso de activación y que solo debes conocer tú. Además, para servicios de administración electrónica que requieran un alto nivel de seguridad, el sistema refuerza la autenticación solicitando la introducción de un código numérico de un solo uso (OTP), el cual es enviado por mensaje SMS a tu teléfono móvil antes de acceder al servicio.
- DNI electrónico: nuestro DNI actual cuenta con un chip incorporado que almacena los mismos datos que aparecen impresos en la tarjeta, incluyendo información personal, fotografía, firma digitalizada y huella dactilar digitalizada, junto con los certificados de Autenticación y Firma Electrónica. Gracias a esto, cualquier persona puede identificarse en línea, siempre y cuando tenga el DNI electrónico activado y disponga de un lector de tarjetas en casa.
- Certificado electrónico: es la “llave” más sencilla y fácil de utilizar, así como, la que tiene un nivel más alto de accesibilidad en los trámites administrativos. Se trata un archivo digital, que contiene los datos asociados a un certificado electrónico y es equivalente a nuestra firma manuscrita trasladada al mundo digital. Su función principal es identificarnos de manera inequívoca, lo que nos permite tanto el acceso a portales webs de la administración como la firma de documentos, asegurando la integridad del documento y evitando el rechazo del mismo una vez firmado. El certificado digital puede expedirse tanto para personas físicas como para personas jurídicas, siguiendo las instrucciones establecidas en el portal web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. Con los certificados digitales podemos dejar atrás los viejos garabatos irreconocibles que realizábamos con nuestro ratón para firmar un documento online, dotando a los documentos de mayor calidad y seguridad en la red.
Una vez contamos con alguna de estas llaves, podemos pasar a disfrutar de las ventajas de la administración digital, como son:
- Acceso las 24 horas: Las sedes electrónicas permiten a los ciudadanos y empresas acceder a los servicios y realizar trámites en cualquier momento, sin necesidad de ajustarse al horario de atención de las oficinas físicas.
- Mayor rapidez: Al realizar trámites en línea, se evitan desplazamientos y se reduce el tiempo de espera, lo que agiliza el proceso administrativo. Los usuarios pueden completar y presentar formularios de manera inmediata desde su propio dispositivo.
- Menor burocracia: Las sedes electrónicas simplifican los trámites al eliminar la necesidad de presentar documentación física en papel. La información y documentación se envían de forma digital, lo que reduce la carga administrativa tanto para los usuarios como para la administración.
- Seguimiento en línea: Los usuarios pueden realizar un seguimiento en tiempo real del estado de sus trámites a través de las sedes electrónicas. Esto brinda transparencia y permite tener un mayor control sobre el proceso, evitando la incertidumbre de los tiempos de respuesta.
- Comunicación más ágil: Las sedes electrónicas suelen contar con canales de comunicación directa, como chats o sistemas de mensajería, que permiten a los usuarios resolver dudas o recibir asistencia de forma rápida y eficiente.
Asimismo, encontramos otras herramientas útiles y complementarias para el uso de los servicios de la administración online como son las plataformas de notificaciones fehacientes. Estas plataformas, como es el caso de Logalty o Notificados.com, prestan un servicio de notificaciones tanto a direcciones físicas como electrónicas. Las notificaciones de estas plataformas suelen contar con acuse de recibo y testimonio notarial de certificación de texto. Permiten enviar burofaxes a direcciones físicas en un plazo de 48 horas o enviar notificaciones por correo electrónico con recepción instantánea. Además de la garantía que ofrece, destaca por sus tarifas reducidas, lo que permite su acceso a todo el público que esté interesado.
En resumen, desde Boleo Global, animamos a nuestros lectores a introducirse en el mundo de la administración digital y aprovecharse de sus ventajas, aunque siempre con cautela y contando con el debido apoyo y asesoramiento si fuera necesario.
Victoria Villalón Fernández
Almudena Villalta García