La realidad de la gestión de información en una empresa es que, los métodos más tradicionales de disponer de un asistente que se encargue de realizar tareas de archivo manual, se han quedado obsoletos. Aún más en la era digital dónde la mayor parte de la información que se intercambia se realiza de manera electrónica. La gestión eficiente requiere de herramientas ágiles y modelos colaborativos en los que cada profesional contribuya con su aportación a la gestión diaria par poder disponer de información completa, actualizada y que permita alimentar a los cuadros de mando para adoptar las decisiones empresariales oportunas.

Hoy en día, tanto los asesores, consultores, abogados o cualquier empresa, o equipo de trabajo que maneje grandes cantidades de documentación, necesitan herramientas de gestión para poder organizar toda la información que almacenan y administran, con el objetivo de poder disponer de ella en el futuro, de forma fácil y sencilla. Además de la herramienta, es imprescindible generar una cultura de organización y gestión empresarial que posibilite una adecuada implantación de los sistemas de gestión más eficientes.

Los datos que se gestionan diariamente, por seguridad y para agilizar su consulta por parte de los compañeros, o facilitar su acceso desde otros dispositivos. Para ello, deben de almacenarse en una nube, a ser posible asociada a un programa de gestión, y poder ser accesibles de forma inmediata, ágil y permitiendo una actualización permanente del estado de situación de cada asunto.

Existen una gran variedad de programas de gestión adaptables a todo tipo de empresas y sus diferentes funciones. Para elegir la herramienta que mejor se ajusta a nuestras necesidades es conveniente analizar las características propias de la empresa, analizar los programas predeterminados para nuestro ámbito de trabajo y si fuera necesario, realizar pruebas con diferentes herramientas, hasta encontrar aquella con la que nos sintamos cómodos trabajando. La oferta es amplia y podemos encontrar desde programas de gestión más simples que incluyen las funcionalidades básicas de gestión de expedientes y clientes, hasta herramientas más complejas con funciones de facturación, áreas de acceso al cliente o gestión contable de la sociedad.

Asimismo, hay funciones que permiten el control exhaustivo de las tareas y el trabajo semanal realizado por cada usuario, incluyendo módulos que permiten fichar de manera online, dando cumplimiento a las medidas del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.

Igualmente, existen programas de gestión con módulos específicos para la realización de evaluaciones y análisis de riesgo en materia de Protección de Datos, establecido en el Reglamento General establecido al efecto por la Unión Europea, que tiene carácter preceptivo para todas las sociedades.

No obstante, y a pesar de todas sus ventajas, debemos tener cuidado con las personas que tienen acceso a la información y los niveles de permiso de cada usuario, ya que la falta de control puede generar importantes fallos de seguridad que pongan en riesgo el contenido de la información. Para evitar estos problemas, es preciso que todos los usuarios y miembros de un equipo tengan conocimientos amplios en la utilización de las herramientas de gestión, y de no ser así, tengan acceso a la formación adecuada en esta materia.

Algunos de los programas que hemos utilizado durante nuestros años de experiencia son MN Program y Billage, que entendemos son de utilidad para la gestión de cualquier tipo empresa. De un lado, MN Program destaca por su gran variedad de funciones como son los módulos de facturación, gestión contable, automatización de marketing y áreas de acceso al cliente, además de todas aquellas funciones básicas como gestión de tareas, expedientes, clientes, proveedores y gestión de correo electrónico. De otro lado, Billage es un programa de gestión más asequible, que cubre todas las necesidades básicas de cualquier oficina, como las funcionalidades de gestión de expedientes, clientes y facturación. Asimismo, este último muestra una interfaz más intuitiva y sería nuestro gran recomendado para aquellos que priorizan la sencillez.

En conclusión, desde Boleo Global, siguiendo nuestro compromiso con la profesionalidad recomendamos encarecidamente a aquellas empresas que manejan una gran cantidad de información social, el uso de herramientas de gestión que agilicen su día a día y protejan los datos de sus clientes. Como hemos mencionado, los programas de gestión son flexibles y adaptables a todo tipo de empresas y economías, brindando una gran tranquilidad a sus usuarios y mejorando la calidad del trabajo de los empleados.

Rebeca Cabrera Mateo

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