En general, la licitación es un proceso en el que una organización que necesita bienes o servicios invita a otras a presentar una oferta o una propuesta para proporcionar dichos bienes o servicios.

Son varias las plataformas y webs que facilitan la búsqueda de licitaciones a nivel mundial, como la plataforma de cooperación Assortis. A nivel europeo, la Unión Europea ofrece la opción de encontrar y solicitar oportunidades de financiación y licitación, a través del Portal de Financiación y Licitaciones más conocido como Funding and Tenders, en la zona única de intercambio electrónico de datos SEDIA (por sus siglas en inglés).

En esencia, la UE publicita bienes, servicios o trabajos a cambio del pago de una suma acordada. Estos contratos públicos se adjudican normalmente mediante licitación competitiva, que pueden ser de diferentes tipos: procedimientos abiertos, procedimientos restringidos, procedimientos negociados competitivos, diálogos competitivos, asociaciones para la innovación y concurso de proyectos. Asimismo, algunas convocatorias están abiertas al público, mientras que otras sólo están abiertas previa invitación.

Estos tipos de contratos públicos difieren de las subvenciones, ya que el poder adjudicador obtiene un bien o servicio a cambio de un pago, pero en el caso de las subvenciones, es la propia UE quien hace una contribución a un proyecto u organización que fomenta sus objetivos políticos.

Desde el portal de Funding and Tenders podemos ver las diferentes oportunidades de licitación que publica la Comisión Europea, así como, buscar otras licitaciones y/o oportunidades de financiación y gestionar las subvenciones obtenidas. Asimismo, el portal nos permite iniciar nuestra búsqueda según nuestros intereses particulares.  También podemos encontrar socios al responder a una convocatoria y, dependiendo del proyecto en el que estemos interesados, puede ser necesario formar un consorcio. A día de hoy existen más de 30 programas de financiación disponibles, como el Programa de Justicia (JUST), Parlamento Europeo (PE) y Horizonte Europa (HORIZON).

El procedimiento para participar en una licitación o financiación no es difícil y puede simplificarse en los siguientes pasos:

1. Registro y creación de usuario en Financiación y Licitaciones. En este paso debemos proporcionar información personal como nombre y apellidos, nombre de usuario y dirección de correo electrónico. Una vez finalizado el paso anterior, se recibirá un correo electrónico con un código de seguridad que nos permitirá validar nuestra cuenta.
2. Registro de su entidad. Una vez registrado, se deberá facilitar todos los datos administrativos y algunos datos legales y de contacto. Este paso es muy importante, ya que, al registrar nuestra entidad, recibiremos el Código de Identificación del Participante, en adelante CIP. Este número de 9 dígitos identificará a cada entidad que participe en la financiación de la UE.
3. Autoevaluación como PYME. Este paso sólo es necesario en algunos casos. Si el programa en el que vamos a participar requiere la condición de PYME, es necesario cumplimentar la «Autoevaluación de PYME», cuyo objetivo principal es asegurarse de que nuestra entidad cumple con los requisitos para denominarse como tal. Para ello, será necesario facilitar las cifras financieras del último ejercicio contable aprobado de nuestra sociedad.
4. Buscar programas o licitaciones. Para encontrar el programa o licitación que mejor se adapte a nuestros intereses y características, se deberá realizar una búsqueda exhaustiva, teniendo en cuenta determinados criterios:
   1. Fecha de apertura y fecha y hora límite de presentación de solicitudes. En estos casos es importante tener en cuenta que en ocasiones la hora límite se establece conforme al uso horario de un determinado territorio.
   2. Tipo de acción que puede llevar a cabo: servicios, suministros, etc.
   3. Elegibilidad. Es importante estudiar qué tipo de organizaciones pueden presentar una solicitud, qué países pueden optar a la financiación, etc.
   4. Documentación a presentar. Además, es importante saber cómo presentar la propuesta, el consorcio y el presupuesto.
5. Participación en la propuesta. Si ya hemos seleccionado la mejor opción en Búsqueda de Financiación y Licitaciones, procederemos a «Iniciar presentación» e introducir el número PIC de nuestra entidad. A continuación, será necesario indicar el acrónimo y un breve resumen de nuestra sociedad y proyecto. Además, será necesario aportar todos los documentos y formularios administrativos requeridos para el proyecto. Los servicios de la UE tratarán su propuesta de forma confidencial, así como toda la información, datos y documentos relacionados que se reciban.

En Boleo Global contamos con profesionales especializados en la búsqueda de financiación y licitaciones. Estaremos encantados de ayudarle a encontrar las mejores opciones para su organización y asesorarlos durante todo el procedimiento.

Marta Villar Pérez

Catherine Forbes

Juana María Leal Del Ojo Chamorro

Almudena Villalta García